2014年8月20日水曜日

GQueuesをお薦めする10の理由


Googleのタスク管理サービスである『GQueues』をご存じですか?
まだ英語版しか提供されていませんが、とても便利で私にとっては無くてはならないツールになっています。

同じタスク管理サービスとして『Toodledo』や『Nozbe』があるので、それらよりも「すぐれている点」と「同じように使える点」という2つの観点から『GQueues』のオススメのポイントを10個、ご紹介したいと思います。

【目次】
 Ⅰ.ToodledoやNozbeよりもすぐれている点
  ①使いやすいデザイン
  ②タスクの整理がしやすい
   ③ファイル添付ができる
  ④メモがたくさんかける
  ⑤専用アプリが使いやすい

Ⅱ.ToodledoやNozbeと同じように使える点
  ⑥タスク登録がしやすい
  ⑦Googleカレンダーと連携できる
  ⑧タスクの繰り返しに対応
  ⑨タスクの共有
  ⑩いつでもどこでも使えて料金も手ごろ
 
Ⅰ.ToodledoやNozbeよりもすぐれている点

①    使いやすいデザイ

・高機能なのに、見た目がシンプルで色分けもできて親しみがもてるデザインになっています。
・優先度を並び順で表現しており、ドラックすることでタスクの順番を自由に変えられます
▼参考(イメージ)

 20140819143314

②    タスクの整理がしやすい

・カテゴリ、キューでの分類ができて、さらにタスクは深い階層でサブタスクを作れるので、自分好みの整理ができます。
 (サブタスクは20階層以上でも登録できました。)
・日本語での検索はやや精度が低いですが、タグもあるので多面的な管理ができます。

▼参考(リンク)
 こちらでGQueuesのヘルプを日本語に翻訳していますので、参考にしてください。
 
 はじめに | ヘルプ(翻訳) | GQueuesを使ってみよう!

③    ファイル添付ができる

・最近のアップデートにより、Google Driveとの連携が可能となって、ファイルを添付できるようになりました
▼参考(動画)
 英語の説明ですが、動画をみてもらった方がイメージしやすいと思います。

 

④    メモがたくさんかける

・タスクにはメモをたくさん入力できます。
・イメージもリンク先のパスを書けば自動的に表示されます。
URLを入力してクリックすれば、リンク先が開きます。
▼参考(イメージ)
 20140819141422

⑤    専用アプリが使いやすい

・iPhoneとAndroidの専用アプリがあります。
・タスクをロングタッチすると、PCと同じようにタスクの順番をドラッグして変えられます。 (癖になる操作感です)
・Androidのウィジェットも見やすくて使いやすいです。

▼参考(動画)
 英語の説明ですが、これも動画をみてもらった方がイメージしやすいと思います。
 

2014年6月17日火曜日

OneNoteで行うタスクの履歴管理

おはようございます。
OneNoteが無料化されてから約3ヶ月、みなさんはどのように利用されているでしょうか?
私はタスクの履歴管理として利用していますので、今回ご紹介します。

■タスクの履歴管理とは

次のようなことを覚えていますか? 私はこれらを履歴に残して、次回実施するときに慌てないようにしています。

・自分や大事な人の誕生日に何を買って、どこで過ごしたか覚えていますか?昨年分は覚えていたとしても、3年前ではどうでしょう?

・ポイントの失効期限はいつですか?

・公共料金や駐車場の振込を忘れそうになったり、ほんとに手続きしたのか不安になって、履歴を調べたことはありませんか?

・エアコンや洗濯機の掃除をいつやったか覚えていますか?

・健康診断や歯医者など前回はいつ行きましたか?

・車検や車の手続きで必要になったものはありませんか?

■クラウドのタスク管理サービス

スマホと高速無線ネットワークの環境が整ったことにより、どこでもどの端末からも同じ情報がみれるようになってきたことから、タスクリストをクラウドを用いて管理するサービスが普及してきています。

タスク管理の代表的なサービスとして、Nozbe、Toodledo、GQueuesがあります。(私はGQueuesを利用)

ただどのサービスも高機能ではありますが、タスクを実施した記録や履歴を管理するところは十分ではないと思います。

タスクを実施したときの内容やノウハウをタスク内のメモ欄に記録しても、アーカイブを検索をしないといけないですし、効率的ではないと思います。

そこで履歴の管理は、メモツールとあわせて使うようになりました。

■メモツールの利用

最初はToodledoのタスクのメモ欄に、Evernoteのページをリンクさせて、履歴を管理することから始めました。

1つのタスクに対してEvernoteに1つページをつくって、タスクをいつ実施したか、そのときのメモを記入していきます。
※こちらのブログを参考にさせていただきました。
ToodledoとEvernoteを連携させて日々のタスク管理を行う方法 : My Scratch Pad
ただ、Evernoteは起動が遅かったり、ちょっとしたことで同期がとまってしまうことが何度かあったので、タスクの履歴管理はOneNoteを使うことにしました。

(OneNoteアプリでのタスクの記入例)
20140616112847

逆に言うと、OneNoteはタスクの履歴管理以外には、ほとんど利用していません。

どちらにも一長一短あるため、他サービスとの連携やWebページの画面キャプチャはEvernoteで行っています。

※EvernoteとOneNoteのすみわけについては、当ブログの次の記事を参照ください
No.045-Onenoteのアプリが結構良い(Evernoteとの比較)

 


■OneNoteの設定

私の場合、まずはセクションをカテゴリに分類しました。
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そしてその中に、タスク管理サービスの1タスクに対して1ページを作成しました。(下記は、”60 健康”の例)

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ページの記入方法は人それぞれですが、OneNoteはCtrl+1のボタンだけで、チェックボタンのON/OFFができるので、実施予定日をかいておいて、実施したらチェックを入れ、あわせてメモを書くのがよいと思います。

スマホアプリでもチェックボタンをタッチするだけで、チェックがはいります。

また、OneNoteには「ページへのリンクをコピー」という機能があり、
それぞれのタスクのページへのリンクをコピーして、ひとつのページにまとめると、簡単にリンク集を作成できます。

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このリンク集をPCやスマホのデスクトップにおいておけば、すぐに該当のページにアクセスが出来て、簡単にタスクの履歴管理を 行うことができます。




■タスクの履歴管理を行うとどうなるか?

やるべきタスク(ToDo)をコントロールできるようになると、ちょっと余裕がうまれます。
※これがGTDの考え方です。当ブログの次の記事を参照ください。
No.020-時間の節約(GTDのススメ)

そうすると、自分のやりたかったことが見えてきて、ちょとずつそこに時間をかけることができるようになってきます。
「継続は力なり」と言いますが、日々の生活のなかで毎日続けることは困難です。

それでも月3回でもやっていれば、年30回を超えますし、3年で100回やればそれなりの成果もでているはずです。
(ちなみに、私は10年ぐらいかかって利き手とは反対の右手でも字がかけるようになり、ちょっとでも続けていれば、良いことがあるんだなと思えるようになりました。)

なりたい自分になるために、まずは、タスクの履歴管理を行うことからスタートしてみてはいかがでしょうか?

以上、参考になれば幸いです。

2014年3月19日水曜日

ProjC★IT活用-01.祝!Onenote2013無料化


Toeicの試験が終わったので、新たにProjectCとして「IT活用」の記事を掲載していきます。

ProjectAの「IT節約」で何度か取り上げた
「Onenote 2013」が昨日より無料化されました。
私もメインで利用しているデスクトップPCにはOnenoteがなかったので、
このソフト(約1万円)の無償化のニュースは大変うれしいです。
早速インストールして問題なく利用できることを確認しました。


下記のページよりダウンロードできます!
Microsoft OneNote | デバイスに対応したデジタル ノート作成アプリ
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こちらの記事によると、「無償版は商用利用不可」とのことです。
最新のMicrosoft OneNote 2013が突如無償に ~Mac版も無償で公開 - PC Watch

Evernoteと同様にWebのクリップやメール送信によるノートの保存にも対応したので、より便利になりました。
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【参考】Onenote関連の私のブログ記事
Onenote

2013年12月5日木曜日

No.050-私にもできた節約型の「情報マネジメントシステム」


これまで50回に渡り、節約のためのツールや方法を、つたない文章ながらご紹介しました。
それらでやりたかったことは、それぞれを連携させるなどして、自分なりに情報を管理する仕組みを作ってみることでした。
なぜなら、「調べればすぐに情報が得られる時代となり、多くを知っていることがメリットにはならなくなったため、情報をコントロールして自分のアイデアを組み立てる仕組みが必要」と思ったためです。

■AndroidスマホとWindows7を用いた、節約型の「情報マネジメントシステム」

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2013年11月30日土曜日

No.046-GQueuesとOnenoteの連携


以前、GTDのタスク管理サービスであるGQueuesについて紹介した際に、Evernoteとの連携方法を記載しました。
No.024-GQueuesのオススメの使い方
GQueuesにはタスク情報や繰り返しや期限を登録しておき、メモ欄にEvernoteのリンク先を設定して、Evernote側に詳細な履歴を残すという仕組みでした。
「GQueues」のタスクのリンクをクリックするだけで、Evernoteの対象のノートを開くことができますが、これはPC版のみで、AndroidのEvernoteアプリでは開きませんでした。
せっかくスマホで「GQueues」のタスクを確認しても、AndroidのEvernoteアプリで対象のノートを探す手間があり、結局、自宅のPCでノートの更新をかけてから、タスクをクローズしないといけないのが難点でした。

昨日紹介したOnenoteのアプリのほうが使いやすいことがわかったので、「GQueues」と連携させるデジタルノートをEvernoteからOnenoteに変更しました。
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使い方の例をご紹介します。

①GQueuesにタスクを登録して、メモにOnenoteのリンク(「ページヘのリンクをコピー」)を貼り付けておく。
タスク利用時に、スマホでそのリンクをタッチする
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②すると、Onenoteのアプリが起動し、ノートブックの選択画面になる。
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③ノートブックを選択すると、登録しているセクション(分類)が表示されるので対象のものを選ぶ
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④ノートの一覧が表示されるので対象のものを選ぶ
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メリット

PC版ではOnenoteの対象のノートが直接開きますが、Onenoteのアプリではノートブックの選択画面が開くだけです。

それでも、Onenoteは分類がしやすいので、対象のノートを簡単にみつけることができます。

編集もしやすいので、スマートフォンからでも簡単なメモを残すことができて、GQueuesのタスクをクローズすることができます。
(Evernoteはスマホではアプリが起動しないので、思考が途切れてしまいます。)

GQueuesについて

GQueues(Google純正のタスク管理サービス)はまだ普及していないようですが、アプリも使いやすいです。

タスクの順番の並び替えも、数字をタッチしながらドラッグするだけで変更できます。

タスクの階層に制限がなく、メモをたくさん記入できるのがToodledoにはないメリットと思います。
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あとがき

EvernoteもToodledoもデータベースなので、検索ありきだと私は使いづらく感じてしまいます。

以上、参考になれば幸いです。

2013年11月29日金曜日

No.045-Onenoteのアプリが結構良い(Evernoteとの比較)



先日、Onenote2013の試用版をインストールしてから、Onenoteを使い込んでいます。

AndroidスマートフォンにインストールしたOnenoteのアプリも結構使いやすいことがわかりました。


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PCで作成したOnenoteのデータを、Microsoftのクラウドストレージ(Skydrive)経由でアプリと同期ささせることがきるので、Evernoteと同じように使えます。

最近、Evernoteのデメリットも感じてきたので、Onenoteと使い分けをしていこうと考えています。

■Evernoteのデメリット

・ノートが1万件ぐらいに増えてきたら、起動や処理にもたつきを感じてきた。
・競合するノートがあると、同期がとまってしまう。

・エラーが続く場合、データベースをクリアして、Webデータをもとにデータベースの再構築が必要となり、時間がかかる。

・Evernoteのアプリでは、音声ファイルのバックグラウンド再生ができない

■Onenoteのメリット

・編集がしやすい

・分類がしやすいので、検索をつかわなくても対象のノートを見つけやすい

・エラーがなくスムーズに操作できる。

・Onenoteのアプリではバックグラウンド再生が可能

■OnenoteとEvernoteの使い分け


Evernoteは、「メール、Pocket (ifttt)、MediaMarker、Twitter (ツイエバ)」など他アプリとの連携にすぐれており、Webキャプチャ、Evernoteカメラでの写真、電子ファイルといった完成された資料の保存に向いています。一方で頻繁なノートの編集には向いていないと感じるようになりました。

私の使い分けの考え方は、Evernoteは職場でいう書庫の役割で、完成された資料を保管する場所です。(優秀な検索機能がついてます)

一方、Onenoteは職場でいう机のバインダーの役割で、頻繁に更新する資料を手元においておくための場所です。

使い終わったときに、Evernoteの書庫に保存すればよいと思います。(Evernoteにはonenoteのデータをインポートする機能があります)



 

以上、参考になれば幸いです。