2017年12月23日土曜日

自炊したPDFファイルをEvernoteでDB管理②<ファイル分割とEvernoteの活用>


前回の記事『自炊したPDFファイルをEvernoteでDB管理<①自炊手順とファイル名>』では、次のことが実現できることをご紹介しました。

①自炊したPDFファイルにISBNコードをつけてExcelツールで変換することで、タイトルや著者名などファイル名が情報盛りだくさんのものに変更できる

②Excelツール変換したファイルの履歴が残るので蔵書の情報が一覧化できる

③Mediamakerのサービスを用いて、Evernoteに各本の表紙のイメージを連携できる


今回は後編となり、Evernoteに自炊したPDFファイルを取り込んで、ナレッジデータベースで活用していく手順をご紹介します。


記事タイトル
メニュー
概要
①自炊手順とファイル名本の裁断カッター、ゴムマット、裁断機で本を分割
スキャンEPSON DS530で取込
※表紙は取り込まない
データ保存OCRはせずに、PDFファイルで保存。ファイル名はISBNコード
ファイル名を自動変換ISBNコードをもとに、Excelツールでファイル名を自動変換
MediaMarkerに登録表紙イメージをEvernoteへ自動連係
②ファイル分割とEvernoteの活用
EvernoteのOCRのルール1ファイルが100ページ未満、25MB未満である必要があるため、自作した自動分割ツールの紹介
ファイル内検索の現状英語ではできるが日本語にはバグあり

EvernoteでのOCR機能について

プレミアム会員になっていてもOCRされない場合がある

Evernote プレミアム会員の場合、ノートの上限サイズは、1ファイルあたり200MBとなっていますが、そのままEvernoteに取り込んでもOCR対象になりません。

なぜなら、1ファイルが100ページ未満、25MB未満である必要があるためです。

ブログやニュースサイトで、「プレミアム会員なればOCRの機能を使ってPDF・Office 文書・各種ファイル内の文字検索をすることができるよ。」と紹介している記事があっても、この注意事項が書かれていないパターンが多いです。

私も1か月の容量分(10GB)をEvernoteに取り込んだ後、ファイル内の文字で検索しても、引っかからないのでおかしいと調べていたら、気づきました。Evernoteの公式ページには次のように書かれています。

スキャンした PDF のうち、どういった種類の PDF が検索可能になりますか?
  • 印字がはっきりしているスキャンした PDF(PDF 内の手書き文字は検索されません)
  • 選択またはコピーが可能なテキストを含んでいない PDF
  • 少なくとも 1 ページに小さなサイズの画像(1025 ピクセルまでの画像データ)1 つが含まれている PDF ファイル
  • ページ数が100 ページ未満の PDF ファイル
  • ファイルサイズが 25MB 未満の PDF ファイル
  • パスワードで保護されていない PDF ファイル
  • 文字化けしていたり、判読不能だったりしない PDF ファイル


OCRの日本語検索するには事前設定が必要

また日本語のOCR検索が機能しない場合は、Web版のEvernoteにログインして、設定を確認してください。

「文字認識に使用する言語」が英語のみになっている可能性があります。

私の場合は英語のみになっていました。日本でサービスを提供するなら、デフォルトで「日本語+English」に設定しておいてほしいものです。


■手順はこちらのソースネクスト社のページに書かれています。

http://www.sourcenext.com/support/qa/?faq=IOS-06871&amp;c=a7b59eb0-6bd9-4f8c-b3fb-05edb27f58ae

image

PDFファイルを分割する

Powershellを用いてPDFファイルを分割するツールを自作しました。

こちらのページで公開しています。

https://it-setsuyaku.blogspot.jp/p/1.html


【事前準備①】pdftkのインストール


PDFファイルを99ページか24MB単位で分割する仕様であり、ソフトとしては、pdftkという無料ツールも利用しますので、先にインストールしてください。pdftkマンドラインで実行できるので便利です。

Windowsバッチ・コマンドで,大量のPDFを一括で結合・分割し,各ページ数を調べて一定サイズにまとめよう (pdftkをコマンドプロンプトやWSHから使う方法)

【事前準備②】フォルダの作成

任意のフォルダ配下に次の5つのフォルダ(00~40)を作成します。
また上記自作ツールのバッチファイルとPowershellのファイルを同様に格納します。

|-- 00_List
|-- 10_moto_pdf
|-- 20_new_pdf
|-- 30_hennkannzumi_pdf
|-- 40_Log_folder
|-- BDフォルダサイズチェックと仕訳.bat
|-- BDフォルダサイズチェックと仕訳.ps1


自作ツールによるPDFファイルの分割処理の実行


ツールの概要

・EvernoteでOCR処理をさせるには、1つのPDFファイルが100ページ未満、25MB未満である必要があるため、本ツールを使って分割する。
・「10_moto_pdf」フォルダ配下に分割対象のPDFファイルを格納する。サブフォルダがあってもOK
・「PDFの分割.bat」を実行すると、1つのファイルが99ページ以内、24MB以内になるように分割

 <分割処理の流れ>
   (1)すべてのPDFファイルの「タイトル」、「フルパス」、「サイズ」、「ページ数」、「ページ数を99で割った数」を調べてリスト化
   (2)リストファイルをもとに順番に処理を実施
  ①99ページ毎に分割
   1つ目(0ページから99ページ)      「元ファイル名 + 【OCR_0】.pdf」 22MB
   2つ目(100ページから198ページ)   「元ファイル名 + 【OCR_1】.pdf」 18MB
   3つ目(199ページから297ページ)   「元ファイル名 + 【OCR_2】.pdf」 25MB → サイズが大きいため、分割処理実施
  ②ファイルサイズが24MBより大きい場合は、さらに分割
   3つ目の1(199ページから249ページ) 「元ファイル名 + 【OCR_2-1】.pdf」 12.5MB
   3つ目の2(250ページから297ページ) 「元ファイル名 + 【OCR_2-2】.pdf」 12.5MB

■フォルダについて

00_List → バッチ起動のタイミングで、対象一覧のリスト(list.txt)を新規作成。完成時に、list_yyyymmdd_hhmmss.txtとして自動でバックアップされる
10_moto_pdf → 変換対象のPDFファイルを格納するフォルダ。サブフォルダも対象となる
20_new_pdf → 分割したファイルが保存される。ファイル名は、サブフォルダも同じ構成で作成される。
30_hennkannzumi_pdf → 変換処理が終わった元PDFファイルをこのフォルダ配下に移動
40_Log_folder → 処理のログが格納される

注意点

改変は自由にして頂いて構いませんが、ご利用は自己責任でお願いします。


Evernoteへのインポート


分割したらEvernoteにインポート

Windowsインポートフォルダの機能を用いて、Evernoteにインポートします。

私は、「10_moto_pdf」にファイルを格納する際に、次の9つのサブフォルダに分類してから、変換処理を行っています。変換後は、Evernoteに、この9つのサブフォルダと紐づくノートブックを作って、 インポートフォルダの機能で9つのルールもつくり、Evernoteに一括インポートするようにしています。

<分類の例>
1_漫画 →  コミック・アニメ
2_小説・評論・人文 → 文学・評論、人文・思想
3_エンタメ・雑誌 →  エンターテインメント、芸能、ゲーム、雑誌、音楽
4_教養・歴史・資格 → 語学・辞事典・年間、教育・学参・受験、歴史・地理、資格・検定
5_ビジネス・政治 → ビジネス・経済・キャリア、投資・金融・経営、社会・政治
6_趣味・スポーツ・IT → 実用・スポーツ・ホビー、科学・テクノロジー、コンピュータ・インターネット、旅行
7_グルメ・医療・こども → 医学・薬学、アート・建築・デザイン、暮らし・健康・子育て
8_ハウツー・ノウハウ
9_その他 → ISBNコードがないもの


EvernoteでOCRが付加されたかの確認

EvernoteにPDFファイルをアップロードすると、OCR化の処理が自動で行われます。(遅くとも翌日には完了)

ページ上に表示されているPDFファイルを右クリックして、「検索可能はPDFファイルを保存」という文字が表示されれば、OCRが付加されたかどうかが確認できます。

image

「検索可能なPDFを保存」を保存すると、次のようなイメージになっています。画像の上に文字が置かれている感じです。

image


元のPDFファイルとは別になるので、OCRの文字を用いた検索ができるのは、Evernote上でのみとなります。

なお、Evernoteの問合せ先に、「検索可能はPDFファイルを保存」と表示されるノートだけを、検索する構文があるかを確認しましたが、残念ながらいまのところないそうです。


OCRの検索精度

検索精度はまあまあといった感じで、過度な期待はしないほうがいいです。

私は、できないよりかはいいかなといったぐらいにとらえています。


ページ内検索

ページを開いて、「Ctrl+F」を押し、PDF内に含まれる文字を検索すると、ページ内検索ができて、該当する箇所が黄色でハイライトされるはずですが、いまは正しく動作しません。Evernoteの問合せ先に確認したところ、開発チームで対応中とのことでした。

いずれ使えるようになると思います。


まとめ

ここまでの手順ににより、ナレッジデータベースの完成となります。

自炊した本を電子化した状態で死蔵させてしまうのはもったいないと思うので、Evernoteに取り込んで活用してみてください。


以上、参考になれば幸いです。



2017年12月5日火曜日

自炊したPDFファイルをEvernoteでDB管理<①自炊手順とファイル名>



本をスキャンしてデジタルデータで保管する、いわゆる自炊をしています。

定年退職した親に協力してもらって、実家にある本を1年間で約2000冊ぐらい対応しました。

効率化のために文字情報(OCR)を含まないPDFファイルに変換していますが、それらをEvernoteに取り込むことで、文字検索を可能にして、データベースのように一括管理しています。本に含まれる文字で検索すれば、候補が検索結果となって表示されるので大変便利です。

本をばらしたり、スキャンするのも大変なのですが、PDFファイルにいちいち名前をつけたり、EvernoteでOCR機能を使うには1ファイルあたりのページとサイズに上限があって分割しなければならなかったりと、最初はかなり手間がかかりましたが、いまでは効率的にやる方法を見い出して、スムーズに対応できています。

その他いろいろとノウハウがたまったので、次のように2回に分けて紹介したいと思います。

記事タイトル

メニュー

概要
①自炊手順とファイル名本の裁断

カッター、ゴムマット、裁断機で本を分割

スキャンEPSON DS530で取込
※表紙は取り込まない

データ保存OCRはせずに、PDFファイルで保存。ファイル名はISBNコード
ファイル名を自動変換ISBNコードをもとに、Excelツールでファイル名を自動変換
MediaMarkerに登録表紙イメージをEvernoteへ自動連係

②ファイル分割とEvernoteの活用

OCRのルール 1ファイルが100ページ未満、25MB未満である必要があるため、自作した自動分割ツールの紹介
ファイル内検索の現状 英語ではできるが日本語にはバグあり


まず著作権の問題について

著作権法第30条1項に「個人的に又は家庭内その他これに準ずる限られた範囲内で使用することを目的とするときは、基本的にその使用する者が複製することができる」とあり、お金を払って代行業者にスキャンしてもらうことは、最高裁で違法の判決が確定しています。

「自炊」代行は著作権侵害 最高裁で確定  2016年3月

一方で第三者ではなく、家族がスキャン作業を行ったり、家族のみアクセスできる環境でデータを共有することは、問題ないようです。
(次のサイトを参考にさせて頂きました。ありがとうございました。)

・6-2-1.私的複製/Webで著作権法講義 http://copyright.watson.jp/private_use.shtml

「使用者」とは、私的複製によって作成された複製物を利用する本人のことです。

ただし、本人と同一視できる者による複製は認められます。たとえば、親の言い付けに従って子どもが複製する場合や、社長の命令に従って秘書が複製する場合、身体障害者が家族に頼んで複製する場合などです。

・自炊代行Q&A http://life-jp-01.com/1densi.html
スキャンしたデータを家族や数人のグループ内で共有することも適法です。そのためのスキャンも私的複製に含まれます。

スキャンしたデータを家族のみアクセスできる自宅内のサーバーにアップロードし、家族内で共有可能にする行為も適法と見なされます。


1.本の裁断

裁断機、カッター、マットを用意して本を裁断


・裁断機は、「カール事務器 裁断機 ペーパーカッター A3対応 40枚裁断 DC-230N」が値段が手ごろでお勧めです。
 背表紙の糊がついているところを切り落として、ページがばらばらになるようにします。

※普通の本のサイズだと厚すぎて、裁断機の隙間に入らないため、あらかじめロータリーカッター等を使って、本を2~3つに分けておく必要があります。


   

表紙はスキャンしないため、裁断せずに廃棄

・カラー表紙を切ったり、スキャンしようとすると効率が落ちるため、表紙はスキャン対象外とします。

・メディアマーカーというサービスで、本の情報を登録すると、自動的にEvernoteに表紙のイメージが連携されるので、私はそれで代用しています。後程、詳細を記載します。


【メディアマーカー】を用いてEvernoteに表紙のイメージを連携させた例

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2.スキャン

スキャナはEPSON のDS-530を購入

・ドキュメントスキャナは、最初はscansnap S1500を使っていましたが、ページの給紙がうまくできずにスキャンが止まってしまうことが多かったので、EPSONのDS-530を購入しました。

・FUJITSU ScanSnap iX500 でもよかったのですが、価格も安くて、性能もよかったので、EPSONのDS-530に決めました。

(比較の際には次のサイトを参考にさせて頂きました。)

比較2017' 自炊向きの最新スキャナー9製品の性能とおすすめ:各社のドキュメントスキャナーの選び方(document Scanner-1)

DS-530に紙をセットしてスキャン開始

・スキャンソフトの『Document Caputure Pro』では、両面・文字くっきり・傾き補正・白紙ページ除去・カラー自動認識・サイズ自動認識などの設定にしていました。

・scansnap S1500 よりも高速にジャムすることなく、読み取ってくれます。

image


DS-530の詳細

・EPSONのホームページをご参照ください

https://www.epson.jp/products/scanner/ds530/

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3.データ保存

データはPDF形式でISBNコード名をつけて保存

この記事で一番伝えたいのは、スキャンデータを保存した際に、10桁や13桁のISBNコードでファイル名を付けて保存することです。

例えば、『スラムダンク  31巻』であれば、『9784088718392.pdf』というファイル名で保存します。ハイフンは不要です。

これでかなりファイル名を入力する手間が省かれます。

ISBNコードは、カラー表紙の裏側や最終ページに書いてあるのですぐに見つけられます。

ISBNコードでファイル名を設定したPDFファイルがたまってきたら、後述の手順でファイル名を変換します。


PDFファイルに文字認識(OCR)は無し

・ドキュメントスキャナの付属ソフトによっては、PDFファイルに文字認識(OCR)を付加することができますが、一回の処理にかなり時間がかかって効率が落ちてしまうため、OCRの付加はお勧めしません。

・この代用策として、Evernoteに取り込むことで自動的にOCRを付加させます。これは次の記事でご説明します。

4.ファイル名を自動変換

『BookTitler』というExcelマクロツールを用いてタイトルの自動変換

・こちらのブログで公開されている『BookTitler』というツールがすごく便利です。

http://booktitler.web.fc2.com

・このツールでISBNコードで命名したファイルを読み込むと、自動的に本を扱うサイトで検索をして、PDFファイル名を『タイトル_著者名_ISBNコード_出版社_発売年月.pdf』といった形に変換してくれます。ファイル名で用いる情報の組み合わせは自由に変えられます。

・変換した内容は次のように、Excelに記録されるので、蔵書管理も一緒にできます。

image

・ツール内の検索サイトを『NDL-OPAC - 国立国会図書館』や『オンライン書店Honya Club.com』にしておくと、かなり高速でファイル名を変換できます。

マウスクリックとEnterキーの操作も自動化する

・ツールの扱いになれてくると、PDFファイルを1つずつ選択して、Enterキーを押す作業がちょっと面倒くさいと感じてきます。

・私は大量のPDFファイルのファイル名を変換する場合は、『HiMacroEx』というツールを用いて、マウスクリックとEnterキーの操作を自動化させています。検索に失敗すると、自動操作が空振りし続けますが、うまくいくと100冊ぐらい自動的に変換してくれます。

http://fefnir.com/soft/himacroex00.htm


5.メディアマーカー(MediaMarker)に登録

メディアマーカーの事前設定

メディアマーカーというサービスでは、アカウント作成後にMyバインダーにISBNコードなどの情報を登録すると、自動的に表紙イメージやタイトル、ISBNコードなどの情報をEvernoteに連携してくれます。

・Evernoteの登録用メールアドレスを使用するため、プラス会員やプレミアム会員の必要があり、1日200件の上限があります。

・指定のノートブック、タグ、表紙イメージの大きさを設定できます。

・メディアマーカーにおけるEvernoteの設定例は次の通りです。
image

ISBNコードの一括登録


・メディアマーカーには一括登録の機能があり、Excelに記録されているISBNコードをまとめてコピーして、一括登録画面に貼り付けて登録を行うと、いっきに表紙イメージをEvernoteに連携させることができます。

・200件以上の本を登録する場合は、1日200件まででひと区切りとして、翌日に作業すればOKです。

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  まとめ

ここまでの作業で次の3点が実現できます

①自炊したPDFファイルにISBNコードをつけてExcelツールで変換することで、タイトルや著者名などファイル名が情報盛りだくさんのものに変更できる

②Excelツール変換したファイルの履歴が残るので蔵書の情報が一覧化できる

③Mediamakerのサービスを用いて、Evernoteに各本の表紙のイメージを連携できる


<次回記事>EvernoteにPDFファイルを取り込む

・次はいよいよPDFファイルをEvernoteに取り込むことになりますが、プレミアム会員だから1ファイル200MBまで大丈夫と思って、PDFファイルをEvernoteに取り込んでもOCRの処理がされず、検索しても本の中身の情報で検索ができません。

・それは1つのPDFファイルあたり、100ページ未満で25MB未満の制限があり、それを超えるとOCRの対象にならないためです。

・PDFファイルを100ページ未満かつ25MB未満に自動的に分割するツールを自作しましたので、それを次の記事でご紹介します。

・この状態でEvernoteにPDFファイルをインポートすれば、自分だけのナレッジデータベースが完成します。


■次の記事

自炊したPDFファイルをEvernoteでDB管理②<ファイル分割とEvernoteの活用>



以上、参考になれば幸いです。

2015年3月8日日曜日

Evernoteのローカルノートブックを活用する


Evernoteにはローカルノートブックがあることをご存知ですか。
Evernoteから情報が漏れた際のリスクを考えて、あらためてローカルノートブックの活用について考えてみました。

【2015年9月】 ローカルノートブックにおけるバックアップ方法などを追記し、大幅に修正しました。

【2016年4月】 契約プランの違いによる1ページあたりのファイルサイズについて、追記しました。

目次

ローカルノートブックについて
1.ローカルノートブックを使う理由
 2.ローカルノートブックの作り方

ローカルノートブックにファイルをインポート(事前作業)
 3.Windowsのインポートフォルダを利用する
 4.タイトルをわかりやすくするために、事前にファイル名を一括設定する
 5.無料ユーザでもテキスト付PDFの検索が可能。画像ファイルはツールでOCR化

セキュリティについて
 6.情報漏えいさせたくないデータを保存
 7.二段階認証でセキュリティ強化

ローカルノートブックのバックアップ
 8.ローカルノートブックのバックアップ方法と注意点

契約プランによる違い
 9.1ページあたりのファイルサイズ


その他
10.参考にさせて頂いた記事
11.本ブログ内での関連記事

20150301160720

ローカルノートブックについて

 

1.ローカルノートブックを使う理由

・漏洩したら困るデータだけ、オンライン上に保存し、それ以外はローカルノートブックに保存すれば、情報漏洩のリスクを軽減できる。

・PCのローカルノートブックを使えば、月ごとの容量制限(2015年9月時点ではプレミアム:10GB、プラス:1GB、無料のベーシック:60MB)を気にせずに利用できる。

・ローカルノートブックでもオンラインに保存しているデータと同じように検索機能を利用できる。

・EvernoteはPC、タブレット、スマホで同期できることが重要なウリになってはいるが、PC環境以外で検索機能を利用することがほとんどない場合、PC版のEvernoteに情報が集約できていれば事足りる。

2.ローカルノートブックの作り方

Evernoteのローカルノートブックは簡単に作成できます。こちらのブログに詳しく書かれています。

エバーノートの使い方入門編2、大人の仕事に活かすEvernote活用方法

1.メニューの「ファイル」から「新規ノートブック」を選択する。
2.または、左パネルのノートブックの上で右クリック。ノートブックを作成をクリック
3.ノートブックを作成ダイアログボックスが開くので、名前をつけて、必ず、ローカルノートブックにチェックを入れる。これで、同期しないノートブックができる。

 

ローカルノートブックにファイルをインポート(事前作業)

 

3.Windowsのインポートフォルダを利用する

Windows版のEvernoteのインポートフォルダを利用すると、1ファイル毎に1ページのノートを作成できます。

PDFファイルをまとめてインポートしたり、音楽ファイルや写真をまとめて取り込みたい場合に便利です。

インポートフォルダの作成手順は、こちらの記事に書かれています。

【新連載!】Evernoteを“人生の収納スペース”にしてしまう究極のレシピ - 今回のレシピ:Evernoteのインポートフォルダ機能でフォルダを丸ごとノートに投げ込む 日経トレンディネット

 

4.タイトルをわかりやすくするために、事前にファイル名を一括設定する

ノートのタイトルは、そのノートの内容を要約したもののほうが良いです。タイトルを工夫しないと一目でみわけがつかず、たくさんのノートに情報が埋もれてしまうからです。

ただ、たくさんのノートに適切な名前をつけるのは面倒です。とくに自炊でスキャンしたPDFやダウンロードしたPDFファイルは、似たような名前になっているので、それを一つ一つ手動で直していくのはかなりの手間になります。

そこで、私は、上記3のインポート処理を行う前に、次の「Flexible Renamer」というフリーソフトを利用して、ファイルを一括リネームしてから取り込んでいます。ひと手間加えるだけで、Evernote上での整理がしやすくなります。

http://www.forest.impress.co.jp/library/software/flexrenamer/

20131023093947

例①

年賀状を自炊Scanした際は、フォルダに次のように格納して、「Flexible Renamer」を実行します。

<フォルダとファイル名>
  2015年1月の年賀状
  |-001.pdf
  |-002.pdf
  |-003.pdf

次のように、フォルダ名 + ”_” + 元のファイル名の名前に変更してからインポートしています。

<変換後のファイル名>
  ・2015年1月の年賀状_001.pdf
  ・2015年1月の年賀状_002.pdf
  ・2015年1月の年賀状_003.pdf

例②

こちらの記事でかいた新聞のデータをまとめてインポートする際は、日付フォルダに格納してから、「Flexible Renamer」を実行しています。

 私にもできた!『日経テレコン21 ≪丸三証券版≫』用の ブックマークレット作成。日経新聞の記事選択を効率化 ~ 徐々に上達! (IT Trial Labo)

<フォルダとファイル名>
20150912(土)
    |-LATCB014.do.pdf
    |-LATCB014.do-1.pdf
    |-LATCB014.do-2.pdf
  20150913(日)
    |-LATCB014.do.pdf
    |-LATCB014.do-1.pdf

似たようなファイル名でも、次のように頭に日付をつけてからインポートするだけで、タイトルでソートしたときにきれいにならんでくれます。

<変換後のファイル名>

  ・  20150912(土)_LATCB014.do.pdf
  ・  20150912(土)_LATCB014-1.do.pdf
  ・  20150912(土)_LATCB014-2.do.pdf
  ・  20150913(日)_LATCB014.do.pdf
  ・  20150913(日)_LATCB014-1.do.pdf

 

5.無料ユーザでもテキスト付PDFの検索が可能。画像ファイルはツールでOCR化


私は、最近数年ぶりにプレミアム会員の契約をしてみました。「10GBの容量」(ちょっと前までは一時的に無制限だったのですが、パフォーマンスが落ちたことを理由に改めて上限が設定されました)と「PDFの検索」、「メールを Evernote に保存」が主な理由です。

ただローカルノートブックだと、容量はとくに関係ないですし、テキスト付きのPDFファイルは、プレミアム会員でなくても、Evernoteで検索対象になるんですよね
(次のEvernoteの公式ブログに書かれており、実際に検索したところ、画像の文字は認識しませんでしたが、テキスト付きのPDFファイルは中身まで検索されました)

Evernote for Windows アップデート: PDF 処理機能の大幅改善 - Evernote日本語版ブログ


次回は、ちょっと安いプラス会員でもいいかなとも考えたのですが、そうすると本などを自炊Scanした際の「画像PDFファイル」の検索ができなくなってしまいます。

この対策としては、ファイル自体に事前にOCRでテキストを付加することも可能なのですが、時間と手間がかかるのであまりお勧めはできません。

有料版のAdobe製品をお持ちの方や、次のソフトで画像PDFからテキストファイルを作成できるようなので、興味のあるかたはご活用ください。

Vector 新着ソフトレビュー 「Renee PDF Aide」 - OCR機能を搭載し、画像内の文字列をテキスト化することも可能なPDF変換ソフト

OCRにより透明テキストつきPDFを作成可能になった「かんたん PDF ダイエット」 - 窓の杜

Acrobat | スキャナ取込みの際に文字をテキストとして認識させる方法 (Acrobat XI/DC)
 

それと、画像文字の検索機能をほとんど利用せず、メール経由でEvernoteに保存していない場合には、無料会員のまま、とりあえずローカルノートブックにデータを保管しておいて、10GB近くなったら単月(450円)でプレミアム会員の契約をして、まとめてアップロードするのも有りだと思います。

 

セキュリティについて

6.情報漏洩させたくないデータを保存

近年、情報漏洩といったセキュリティ事故のニュースを頻繁に耳にするようになってきており、Evernoteの情報はハッカーからすれば宝の山であり狙われ続けると思うので、いつかはEvernoteにも同じような事故がおきてしまうかもしれません。

そこで私はEvernoteには次のルールでデータを保存しておくことにしています。

漏洩に備えたデータの保存ルール

Evernoteのオンラインデータ:  漏洩しても自分だけしか困らないもの
  → Webクリップ、自炊した本、音楽データ、News、ライフログ

Evernoteのオンラインデータ(PDFにパスワード付): モバイルで閲覧する可能性がある個人情報 
→ 電話番号表や住所録など

Evernoteのローカルノートブック: 漏洩したら家族や関係者に迷惑をかけてしまうもの
 
→ 年賀状、名刺など

Evernoteのローカルノートブック(PDFにパスワード付): 自分以外の人に目にされると困るもの
 → お金にかかわる書類など

 

PDFファイルにあらかじめパスワードをつけておけば、Evernote上でパスワードを入力して開くまでは検索対象にはなりませんので、セキュリティを強化できます。このソフトでPDFファイルにパスワードを追加できます。

無料PDF編集フリーソフト CubePDF Utility - CubeSoft


なお、次のようなEvernoteの「選択したテキストを暗号化する」という機能は、使っていないです。

http://記憶の付箋.net/post-1077/


また、写真はEvernoteでは管理しにくいと思うので、現在はEvernoteに写真は保存していません。

 

7.二段階認証でセキュリティ強化

Evernoteのログインパスワードに加えて、『認証コード』を追加設定することで、セキュリティを強化することができます。

手順はこちらのブログに詳しく書かれています。

今すぐ!Evernoteユーザーが絶対すべき2段階認証の設定方法 | あなたのスイッチを押すブログ 

ローカルノートブックのバックアップ

 

8.ローカルノートブックのバックアップ方法と注意点

ローカルノートブックは、データベースファイル(.exb)には含まれていないため、 バックアップの際には、個別にエクスポートして保存する必要があります。

【2015年9月追記】 

Evernoteのサポートセンターに確認してみましたが、やはりデータベースフォルダ(Databases)のデータ内には、ローカルノートブックのデータは含まれていないため、個別にエクスポートする必要があるとのことでした。

ENEX形式(.enex)でエクスポートすると、タグは記憶してくれるのですが、ノートブック名は記憶してくれず、一つのノートブックにまとめて復元されてしまうので、完全な復元にならないんですよね。

そのため、同期しているノートブックのバックアップはデータベースフォルダ(Databases)をバックアップして、ローカルノートブックはENEX形式(.enex)でエクスポートするのが理想の形ではないかと思います。

 

(1)同期しているノートブックのバックアップ

同期しているノートブックのバックアップはこちらのブログに書かれている通り、「データベースフォルダを丸ごとバックアップ」するのが良いと思います。タグやノートブックを含めて復元可能です。

Evernote バックアップの必要性とその4つの方法とは?

(2)ローカルノートブックのバックアップ

上記ブログに書かれている自動バックアップソフト「Evernote Exporter(for Windows)」を試してみましたが、この場合、同期しているノートブックも含めてすべてのノートをエクスポートしてしまい、バックアップファイルのサイズが増えてしまいます。

ローカルノートブックの数だけ、手動でエクスポートすればよいのですが、それも面倒なので、ローカルノートブックだけをまとめてエクスポートする方法を調べてみたところ、Windows版のEvernoteはコマンドプロンプトからも実行できることがわかりました。

仕様はこちらに詳しく書かれています。

Windows - Evernote Developers (コマンドラインからの Evernote の操作)

 

例①
ローカルノートブックが複数ある場合、コマンドプロンプトで次のコマンドを実行すれば、ローカルノートブック内のノートを順番にエクスポートが可能です。

 ■コマンドの例

cd c:\Program Files\Evernote\Evernote\
ENScript exportNotes /q notebook:"ローカル年賀状" /f G:\evernote-local\localNotebook-年賀状.enex
ENScript exportNotes /q notebook:"ローカル名刺" /f G:\evernote-local\localNotebook-名刺.enex

 

コマンドの説明

    1行目: ENScrip.exe が保存されているディレクトリへ移動

   2行名: 
ローカル年賀状というノートブックをGドライブの「evernote-local」フォルダ内に「localNotebook-年賀状.enex」というファイル名でエクスポート

   3行名: 
ローカル名刺というノートブックをGドライブの「evernote-local」フォルダ内に「localNotebook-名刺.enex」というファイル名でエクスポート

 

例②
ローカルノートブックが複数ある場合、それを「LocalNotebooks」というスタックでまとめておき、コマンドプロンプトで次のコマンドを実行すれば、ローカルノートブック内のノートをまとめてエクスポートが可能です。

コマンドの例

cd c:\Program Files\Evernote\Evernote\
ENScript exportNotes /q stack:LocalNotebooks /f G:\evernote-local\localNotebook.enex

コマンドの説明

1行目: ENScrip.exe が保存されているディレクトリへ移動

2行名: 「LocalNotebooks」というスタック内のノートブックをGドライブの「evernote-local」フォルダ内に「localNotebook.enex」というファイル名でエクスポート

 ※この場合の注意点としては、ローカルノートブックの復元の際には、ノートブック名は記憶されていないので、一つのノートブックにまとめて復元されます。そのため、複数のノートブックを作り直すことになるので、あらかじめローカルノートブック内のノートには、そのノートブック名と同じタグ名をつけておいたほうが、いざ復元となったときに仕訳の手間が省けると思います。

 

タスクスケジュールで自動実行

 上記①や②のバッチファイルを作成しておき、タスクスケジュールに登録しておけば、定期的なバックアップ運用が可能です。


バッチファイルを用いた一般的なバックアップとタスクスケジュールの登録手順はこちらのブログが参考になると思います。

Windows Serverで動作する、バックアップ+世代管理してくれるバッチファイル|成長の果実

Tech TIPS:タスクスケジューラの基本的な使い方(Windows 7/8/8.1編) - @IT 

 

契約プランによる違い

 

9.1ページあたりのファイルサイズ

    
  ローカルノートブックでも、契約プランに従い、1ページあたりのファイルサイズの違いがありました。

  ・25MB(ベーシック版)
  ・50MB(プラス版)
  ・200 MB(プレミアム版・Evernote Business)

 

プレミアムプラン契約時に取り込んだ容量の大きなページをenexファイルの形式でバックアップした場合、プレミアムプラン以外の契約のときは、インポートしようとするとエラーになります。

次の画面は、Windows7(64bit版)でプラスプランのときに、enexファイルをインポートしたときの例です。上限を超えるページがあるとインポート処理がそこで止まってしまいます。


image

 

※なお、Windows7 32bit版で上限を超えたファイルをインポートしようとしたところ、次のメッセージが表示されます。これを見ただけでは、何のエラーかわからないので、Evernoteは64bit版のPCを利用したほうがよいと思います。

「ノートをインポートできませんでした。エラー:NO_MEMORY Ran out of memory while processing data」

 

契約プランによる違いはこちらのページに詳しく書かれています。

Evernote のシステムにはどのような制限がありますか?

 

■(広告 スキャナー)

      

 

その他

 

10.参考にさせて頂いた記事

 

[Evernote] ローカルノートブックを使ってでも活用する3つの意味。 | あなたのスイッチを押すブログ

Evernote無料ユーザーなら絶対知っておくべきローカルノートブック機能

 

 

リンクばかりですみません。いろいろなブログを参考にさせて頂いています。ありがとうございました。

 

11.本ブログ内での関連記事

 

No.019-Evernoteの活用②(インポートフォルダ) ~ 徐々に上達! (IT Trial Labo)

No.021-Evernoteの活用③(カテゴリ整理) ~ 徐々に上達! (IT Trial Labo)

 

以上、参考になれば幸いです。

2015年1月18日日曜日

【EvernoteのAndroid版】Webクリッパーなどの機能

 

これまでブログでEvernoteの記事をつぎのように書いてきました。

No.018-Evernoteの活用①(Onenoteとの比較) ~ 徐々に上達! (IT Trial Labo)

No.045-Onenoteのアプリが結構良い(Evernoteとの比較) ~ 徐々に上達! (IT Trial Labo)

 

最近は、OneNoteをメインで利用していて、Evernoteでのプレミアム会員はお休みしており、保存するデータが溜まったタイミングで1ヶ月プレミアム会員になる運用に切り替えています。

ただEvernoteを使っていないわけではありません。改めてEvernoteを使ってみたら、次の機能があることを確認しました。

 

①Webクリッパー

これまでAndroidでWebクリップするには、EverWebClipper(230円)などの有料のアプリを買わなければいけなかったのですが、標準のアプリに搭載されたんですね。これから使いはじめる人にはありがたいアップデートです。

Evernote for Android アップデート : 新デザイン&Web クリッパーなど充実の機能

20150117175003

 

②音声テキスト変換

あまり意識していなかったのですが、音声からテキストに起こしてくれる機能があったのですね。

こちらのブログに紹介されていました。

音声からテキスト変換してくれる無料ツール3選 | Wordpress奮闘記

 

音声テキスト変換に興味をもったのは、ラジオやテレビの内容を文字に書き起こして、ブログで公開されている方がおり、面白いと思ったためです。

私はそのブログをRSSで登録させてもらっており、次のようなカタチで購読させてもらっています。

・ブログが更新されたら、iftttで RSS → Evernote の設定で自動で保存するようにしてあります。

・それと、ifttt で RSS → Gmail の設定で本文を受信しており、Gmailのフィルタ設定で、スマホには受信メッセージを鳴らさないようにするため、即既読にしています。さらに、GQueuesのメールアドレスに自動転送もしています。

・GQueuesのINBOXに記事が取り込まれるので、ブログが更新されたことを確認し、ブロクを参照しています。

普通の文章を読むより、口語を書き起こした文章は読みやすいし、面白くて読み応えがあります。

 

今回は以上です。英語の勉強をしなくては・・・

2014年6月17日火曜日

OneNoteで行うタスクの履歴管理

おはようございます。
OneNoteが無料化されてから約3ヶ月、みなさんはどのように利用されているでしょうか?
私はタスクの履歴管理として利用していますので、今回ご紹介します。

■タスクの履歴管理とは

次のようなことを覚えていますか? 私はこれらを履歴に残して、次回実施するときに慌てないようにしています。

・自分や大事な人の誕生日に何を買って、どこで過ごしたか覚えていますか?昨年分は覚えていたとしても、3年前ではどうでしょう?

・ポイントの失効期限はいつですか?

・公共料金や駐車場の振込を忘れそうになったり、ほんとに手続きしたのか不安になって、履歴を調べたことはありませんか?

・エアコンや洗濯機の掃除をいつやったか覚えていますか?

・健康診断や歯医者など前回はいつ行きましたか?

・車検や車の手続きで必要になったものはありませんか?

■クラウドのタスク管理サービス

スマホと高速無線ネットワークの環境が整ったことにより、どこでもどの端末からも同じ情報がみれるようになってきたことから、タスクリストをクラウドを用いて管理するサービスが普及してきています。

タスク管理の代表的なサービスとして、Nozbe、Toodledo、GQueuesがあります。(私はGQueuesを利用)

ただどのサービスも高機能ではありますが、タスクを実施した記録や履歴を管理するところは十分ではないと思います。

タスクを実施したときの内容やノウハウをタスク内のメモ欄に記録しても、アーカイブを検索をしないといけないですし、効率的ではないと思います。

そこで履歴の管理は、メモツールとあわせて使うようになりました。

■メモツールの利用

最初はToodledoのタスクのメモ欄に、Evernoteのページをリンクさせて、履歴を管理することから始めました。

1つのタスクに対してEvernoteに1つページをつくって、タスクをいつ実施したか、そのときのメモを記入していきます。
※こちらのブログを参考にさせていただきました。
ToodledoとEvernoteを連携させて日々のタスク管理を行う方法 : My Scratch Pad
ただ、Evernoteは起動が遅かったり、ちょっとしたことで同期がとまってしまうことが何度かあったので、タスクの履歴管理はOneNoteを使うことにしました。

(OneNoteアプリでのタスクの記入例)
20140616112847

逆に言うと、OneNoteはタスクの履歴管理以外には、ほとんど利用していません。

どちらにも一長一短あるため、他サービスとの連携やWebページの画面キャプチャはEvernoteで行っています。

※EvernoteとOneNoteのすみわけについては、当ブログの次の記事を参照ください
No.045-Onenoteのアプリが結構良い(Evernoteとの比較)

 


■OneNoteの設定

私の場合、まずはセクションをカテゴリに分類しました。
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そしてその中に、タスク管理サービスの1タスクに対して1ページを作成しました。(下記は、”60 健康”の例)

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ページの記入方法は人それぞれですが、OneNoteはCtrl+1のボタンだけで、チェックボタンのON/OFFができるので、実施予定日をかいておいて、実施したらチェックを入れ、あわせてメモを書くのがよいと思います。

スマホアプリでもチェックボタンをタッチするだけで、チェックがはいります。

また、OneNoteには「ページへのリンクをコピー」という機能があり、
それぞれのタスクのページへのリンクをコピーして、ひとつのページにまとめると、簡単にリンク集を作成できます。

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このリンク集をPCやスマホのデスクトップにおいておけば、すぐに該当のページにアクセスが出来て、簡単にタスクの履歴管理を 行うことができます。




■タスクの履歴管理を行うとどうなるか?

やるべきタスク(ToDo)をコントロールできるようになると、ちょっと余裕がうまれます。
※これがGTDの考え方です。当ブログの次の記事を参照ください。
No.020-時間の節約(GTDのススメ)

そうすると、自分のやりたかったことが見えてきて、ちょとずつそこに時間をかけることができるようになってきます。
「継続は力なり」と言いますが、日々の生活のなかで毎日続けることは困難です。

それでも月3回でもやっていれば、年30回を超えますし、3年で100回やればそれなりの成果もでているはずです。
(ちなみに、私は10年ぐらいかかって利き手とは反対の右手でも字がかけるようになり、ちょっとでも続けていれば、良いことがあるんだなと思えるようになりました。)

なりたい自分になるために、まずは、タスクの履歴管理を行うことからスタートしてみてはいかがでしょうか?

以上、参考になれば幸いです。

2013年12月5日木曜日

No.050-私にもできた節約型の「情報マネジメントシステム」


これまで50回に渡り、節約のためのツールや方法を、つたない文章ながらご紹介しました。
それらでやりたかったことは、それぞれを連携させるなどして、自分なりに情報を管理する仕組みを作ってみることでした。
なぜなら、「調べればすぐに情報が得られる時代となり、多くを知っていることがメリットにはならなくなったため、情報をコントロールして自分のアイデアを組み立てる仕組みが必要」と思ったためです。

■AndroidスマホとWindows7を用いた、節約型の「情報マネジメントシステム」

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2013年12月2日月曜日

No.047-Evernoteの活用④(便利機能)


今日はEvernoteのちょっとした便利な機能を紹介します。

①PC版Chromeでの検索

PC版のGoogle Chromeで、EvernoteのWeb Clipperのアドオンをダウンロードして、
設定画面で「関連結果」にチェックを入れます。
そうすると、Googleで検索をした際に、自分のEvernote内のデータも一緒に検索してくれます。



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②Onenoteからのデータのインポート

Onenoteのノートブックとセクションを選択して、Evernoteにノートをインポートすることができます。

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③スマホでのWebクリップ

スマホでのWebクリップは「EverWebClipper for Evernote」が便利だと思います。
有料で$2.88です
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④個人情報の編集

Evernoteに免許証や公共料金などの明細を保存されている人がいますが、私は個人情報を含むものを、クラウドサービスに預けることにちょっと不安を感じます。
個人情報が含まれるものをEvernoteに取り込んだときは、一旦まとめてエクスポートしてから、テキストエディタで編集して、再度インポートするようにしています。

■手順
(1)Evernoteで自分の名前、住所で検索をかけて、表示されたノートをまとめてエクスポートする。
(「ENEXフォーマットファイル(.enex)でエクスポート」)
(2)保存した「X.enex」ファイルをテキストエディタで編集する。名前や住所を検索して、適当なものに一括変換して上書き保存する。
(3)Evernoteでインポートする
※エクスポート前のノートは重複するので削除したほうが良い。

簡単ですが、参考になれば幸いです。

2013年11月30日土曜日

No.046-GQueuesとOnenoteの連携


以前、GTDのタスク管理サービスであるGQueuesについて紹介した際に、Evernoteとの連携方法を記載しました。
No.024-GQueuesのオススメの使い方
GQueuesにはタスク情報や繰り返しや期限を登録しておき、メモ欄にEvernoteのリンク先を設定して、Evernote側に詳細な履歴を残すという仕組みでした。
「GQueues」のタスクのリンクをクリックするだけで、Evernoteの対象のノートを開くことができますが、これはPC版のみで、AndroidのEvernoteアプリでは開きませんでした。
せっかくスマホで「GQueues」のタスクを確認しても、AndroidのEvernoteアプリで対象のノートを探す手間があり、結局、自宅のPCでノートの更新をかけてから、タスクをクローズしないといけないのが難点でした。

昨日紹介したOnenoteのアプリのほうが使いやすいことがわかったので、「GQueues」と連携させるデジタルノートをEvernoteからOnenoteに変更しました。
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使い方の例をご紹介します。

①GQueuesにタスクを登録して、メモにOnenoteのリンク(「ページヘのリンクをコピー」)を貼り付けておく。
タスク利用時に、スマホでそのリンクをタッチする
20131130062355

②すると、Onenoteのアプリが起動し、ノートブックの選択画面になる。
20131130062326

③ノートブックを選択すると、登録しているセクション(分類)が表示されるので対象のものを選ぶ
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④ノートの一覧が表示されるので対象のものを選ぶ
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メリット

PC版ではOnenoteの対象のノートが直接開きますが、Onenoteのアプリではノートブックの選択画面が開くだけです。

それでも、Onenoteは分類がしやすいので、対象のノートを簡単にみつけることができます。

編集もしやすいので、スマートフォンからでも簡単なメモを残すことができて、GQueuesのタスクをクローズすることができます。
(Evernoteはスマホではアプリが起動しないので、思考が途切れてしまいます。)

GQueuesについて

GQueues(Google純正のタスク管理サービス)はまだ普及していないようですが、アプリも使いやすいです。

タスクの順番の並び替えも、数字をタッチしながらドラッグするだけで変更できます。

タスクの階層に制限がなく、メモをたくさん記入できるのがToodledoにはないメリットと思います。
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あとがき

EvernoteもToodledoもデータベースなので、検索ありきだと私は使いづらく感じてしまいます。

以上、参考になれば幸いです。

2013年11月29日金曜日

No.045-Onenoteのアプリが結構良い(Evernoteとの比較)



先日、Onenote2013の試用版をインストールしてから、Onenoteを使い込んでいます。

AndroidスマートフォンにインストールしたOnenoteのアプリも結構使いやすいことがわかりました。


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PCで作成したOnenoteのデータを、Microsoftのクラウドストレージ(Skydrive)経由でアプリと同期ささせることがきるので、Evernoteと同じように使えます。

最近、Evernoteのデメリットも感じてきたので、Onenoteと使い分けをしていこうと考えています。

■Evernoteのデメリット

・ノートが1万件ぐらいに増えてきたら、起動や処理にもたつきを感じてきた。
・競合するノートがあると、同期がとまってしまう。

・エラーが続く場合、データベースをクリアして、Webデータをもとにデータベースの再構築が必要となり、時間がかかる。

・Evernoteのアプリでは、音声ファイルのバックグラウンド再生ができない

■Onenoteのメリット

・編集がしやすい

・分類がしやすいので、検索をつかわなくても対象のノートを見つけやすい

・エラーがなくスムーズに操作できる。

・Onenoteのアプリではバックグラウンド再生が可能

■OnenoteとEvernoteの使い分け


Evernoteは、「メール、Pocket (ifttt)、MediaMarker、Twitter (ツイエバ)」など他アプリとの連携にすぐれており、Webキャプチャ、Evernoteカメラでの写真、電子ファイルといった完成された資料の保存に向いています。一方で頻繁なノートの編集には向いていないと感じるようになりました。

私の使い分けの考え方は、Evernoteは職場でいう書庫の役割で、完成された資料を保管する場所です。(優秀な検索機能がついてます)

一方、Onenoteは職場でいう机のバインダーの役割で、頻繁に更新する資料を手元においておくための場所です。

使い終わったときに、Evernoteの書庫に保存すればよいと思います。(Evernoteにはonenoteのデータをインポートする機能があります)



 

以上、参考になれば幸いです。