2014年6月17日火曜日

OneNoteで行うタスクの履歴管理

おはようございます。
OneNoteが無料化されてから約3ヶ月、みなさんはどのように利用されているでしょうか?
私はタスクの履歴管理として利用していますので、今回ご紹介します。

■タスクの履歴管理とは

次のようなことを覚えていますか? 私はこれらを履歴に残して、次回実施するときに慌てないようにしています。

・自分や大事な人の誕生日に何を買って、どこで過ごしたか覚えていますか?昨年分は覚えていたとしても、3年前ではどうでしょう?

・ポイントの失効期限はいつですか?

・公共料金や駐車場の振込を忘れそうになったり、ほんとに手続きしたのか不安になって、履歴を調べたことはありませんか?

・エアコンや洗濯機の掃除をいつやったか覚えていますか?

・健康診断や歯医者など前回はいつ行きましたか?

・車検や車の手続きで必要になったものはありませんか?

■クラウドのタスク管理サービス

スマホと高速無線ネットワークの環境が整ったことにより、どこでもどの端末からも同じ情報がみれるようになってきたことから、タスクリストをクラウドを用いて管理するサービスが普及してきています。

タスク管理の代表的なサービスとして、Nozbe、Toodledo、GQueuesがあります。(私はGQueuesを利用)

ただどのサービスも高機能ではありますが、タスクを実施した記録や履歴を管理するところは十分ではないと思います。

タスクを実施したときの内容やノウハウをタスク内のメモ欄に記録しても、アーカイブを検索をしないといけないですし、効率的ではないと思います。

そこで履歴の管理は、メモツールとあわせて使うようになりました。

■メモツールの利用

最初はToodledoのタスクのメモ欄に、Evernoteのページをリンクさせて、履歴を管理することから始めました。

1つのタスクに対してEvernoteに1つページをつくって、タスクをいつ実施したか、そのときのメモを記入していきます。
※こちらのブログを参考にさせていただきました。
ToodledoとEvernoteを連携させて日々のタスク管理を行う方法 : My Scratch Pad
ただ、Evernoteは起動が遅かったり、ちょっとしたことで同期がとまってしまうことが何度かあったので、タスクの履歴管理はOneNoteを使うことにしました。

(OneNoteアプリでのタスクの記入例)
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逆に言うと、OneNoteはタスクの履歴管理以外には、ほとんど利用していません。

どちらにも一長一短あるため、他サービスとの連携やWebページの画面キャプチャはEvernoteで行っています。

※EvernoteとOneNoteのすみわけについては、当ブログの次の記事を参照ください
No.045-Onenoteのアプリが結構良い(Evernoteとの比較)

 


■OneNoteの設定

私の場合、まずはセクションをカテゴリに分類しました。
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そしてその中に、タスク管理サービスの1タスクに対して1ページを作成しました。(下記は、”60 健康”の例)

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ページの記入方法は人それぞれですが、OneNoteはCtrl+1のボタンだけで、チェックボタンのON/OFFができるので、実施予定日をかいておいて、実施したらチェックを入れ、あわせてメモを書くのがよいと思います。

スマホアプリでもチェックボタンをタッチするだけで、チェックがはいります。

また、OneNoteには「ページへのリンクをコピー」という機能があり、
それぞれのタスクのページへのリンクをコピーして、ひとつのページにまとめると、簡単にリンク集を作成できます。

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このリンク集をPCやスマホのデスクトップにおいておけば、すぐに該当のページにアクセスが出来て、簡単にタスクの履歴管理を 行うことができます。




■タスクの履歴管理を行うとどうなるか?

やるべきタスク(ToDo)をコントロールできるようになると、ちょっと余裕がうまれます。
※これがGTDの考え方です。当ブログの次の記事を参照ください。
No.020-時間の節約(GTDのススメ)

そうすると、自分のやりたかったことが見えてきて、ちょとずつそこに時間をかけることができるようになってきます。
「継続は力なり」と言いますが、日々の生活のなかで毎日続けることは困難です。

それでも月3回でもやっていれば、年30回を超えますし、3年で100回やればそれなりの成果もでているはずです。
(ちなみに、私は10年ぐらいかかって利き手とは反対の右手でも字がかけるようになり、ちょっとでも続けていれば、良いことがあるんだなと思えるようになりました。)

なりたい自分になるために、まずは、タスクの履歴管理を行うことからスタートしてみてはいかがでしょうか?

以上、参考になれば幸いです。