2013年11月1日金曜日

すNo.021-Evernoteの活用③(カテゴリ整理)

Evernoteのノートをどのように仕訳していますか?

1万件ぐらいまでノートが増えてくると、わかりやすい仕訳ルールがないと、ノートが見つけられなくなってしまいます。

私は次の本を参考にさせて頂いて、自分なりにルールを考えてみました。
(著者なみんなシゴタノさんで記事を書かれている方です)
                       
             
はじめはノートをノートブックでわけて管理していましたが、
すぐにノートをどの階層に格納しようかと悩むという「こうもり問題」に直面しました。
  (参考記事 → こうもり問題 | Evernote初心者活用ガイド

そこで、佐々木さんの本を参考にして、タグを中心に管理する方法に変更しました。
タグであればノートにいくつでも設定できるためです。

1.タグの設定

タグは、昔読んだワタミ会長の本を参考に、次の6つの大カテゴリを作成しました。
 ■大カテゴリタグ: #10_仕事、#20_家庭、#30_教養、#40_財産、#50_趣味、#60_健康

そこに大カテゴリへ個人的に必要と思うものを補足してから、中カテゴリや小カテゴリのタグを加えていきました。

 ■大カテゴリタグ(追加):   #00_IT関連、#70_アウトプット、#80_生活、#90_その他
 ■中カテゴリタグ : #41_車、・・・
 ■小カテゴリタグ : #4101_免許更新、・・・

このようにすると、タグで”#4” と入力すれば、「#40_財産、#41_車、#4101_免許更新」と候補が表示されるので、 検索やタグ選択がスムーズにできるようになります。


他にも場所は@マーク(@東京スカイツリー)、音楽は♪マーク(♪Smap)、★マークは重要など、
タグの作成ルールを決めておくと 複合的に検索できるようになります。

 

2.ノートブックの設定

ノートブックの数は極力少なくすることにしました。
自分で契約したプレミアムユーザとdocomoのスマホを買うとサービスでついてくる1年間無料で使えるプレミアムユーザがあり、、相互にノートブックを共有させているので、ノートブックを増やしすぎると共有設定が面倒だからです。

メインで使っているのは次の7つのノートブックです。
GTDの考え方に則り、まずノートをINBOXに格納してから、タグを付加して、別のノートブックに移すようにしています。

・INBOX (デフォルト)
・今後使うもの
・保存用
・繰り返し使うもの
・音楽
・写真
・電子書籍

タグで整理できているので、ノートブックが少なくても十分に検索ができます。

それとプロジェクトものについては、佐々木さんの本を参考にして
期限をタイトルに付加したノートブックを作成するようにしました。
ひとまずここにノートを格納しておいて、
プロジェクトが完了してから 整理するようにしています。 

 例) 20140130_Evernoteのバックアップ検討





あとがき

Evernoteのタグやノートブックのルールを決めて、1万件のノートを整理しはじめたら、
終わるまで2週間ぐらいかかりました。

タグの大カテゴリについては、PCのフォルダやTodo管理のカテゴリ、
自分の個人目標をたてるときのカテゴリとしても使用しています。

以上、参考になれば幸いです。